Как выполнить расчет декретного отпуска
Отпуск по беременности и родам – это отпуск, предоставляемый работодателем сотруднице на основании листка нетрудоспособности и ее заявления.
Перед тем как произвести расчет отпуска по беременности и родам (далее по тексту — отпуск по БиР), следует принять во внимание, когда именно беременная женщина уйдет в отпуск, связанный с родами.
Женщине предоставляется право уйти в такой отпуск при достижении срока в 30 недель (28 — если беременность многоплодная). Но сотрудница может продолжить работать и дальше, отказавшись от оформления больничного в положенный срок, при этом фактическое количество дней отпуска будет сокращено, т. к. вернуться на работу из него она должна будет строго в день, рассчитанный от 30 (28) недели (п. 57 приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н).
Можно ли уйти в декрет позднее, см. здесь.
Основанием для выхода в отпуск по БиР будет листок нетрудоспособности, выданный лечебным учреждением, в котором женщина стоит на учете. Кроме того, ей потребуется написать заявление для предоставления данного отпуска, к которому необходимо будет приложить больничный.
Порядок выдачи больничных подробно расписан в разд. VIII приказа № 1089н.
Нюансы заполнения больничного декретницы в 2022 году смотрите в Путеводителе от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к материалам системы можно получить бесплатно, оформив демо-доступ.
Небольшие сложности с тем, как рассчитать отпуск по беременности и родам, возникнут лишь в тех ситуациях, когда имеет место многоплодная беременность, либо если течение родов было осложнено.
Приведем сроки данного вида отпуска, указанные в ст. 255 ТК РФ:
- При неосложненной одноплодной беременности и родам — по 70 дней до и после родоразрешения, всего 140 дней.
- При многоплодной беременности — 84 до и 110 дней после родоразрешения, итого 194 дня.
- При осложненных родах при одноплодной беременности послеродовой отпуск продлевается на 16 дней — до 86, итого выходит 156 дней.
- Для беременных, которые проживают на территории зоны радиоактивного загрязнения (с правом отселения), отпуск до родов продлевается до 90 дней (п. 6 ст. 18 закона от 15.05.1991 № 1244-I). Значит, для таких женщин с одноплодной беременностью общий срок отпуска составит 160 дней (90 70), при осложненных родах — 176 дней (90 86) и при многоплодной — 200 дней (90 110).
О нюансах оплаты дополнительного отпуска рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно и переходите к Готовому решению.
Оформление больничного листа
Очень важно, чтобы больничный лист был оформлен правильно. В противном случае могут возникнуть проблемы с Фондом социального страхования, который, скорее всего, откажется выплачивать пособие.
Бланк листка нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 № 347н. Порядок выдачи и правила заполнения утверждены приказом Минздрава от 01.09.20 № 925н (далее — Порядок № 925н).
Больничный лист состоит из двух разделов: первый заполняется медицинской организацией, второй — работодателем.
Ошибки, допущенные работодателем, можно исправить. Для этого неверную запись необходимо зачеркнуть. Затем на обороте следует сделать правильную запись и подтвердить ее словами «исправленному верить», а также подписью и печатью работодателя. Использовать корректирующие средства (например, штрих или ластик) не разрешается.
Ошибки, допущенные медицинской организацией, исправлять нельзя. Вместо этого медики должны выписать дубликат больничного листа (с галочкой в поле «Дубликат»).
Таблица 1
Основные правила заполнения листка нетрудоспособности
Способ заполнения | вручную или с применением печатающих устройств |
Цвет чернил | черный |
Буквы | заглавные, печатные |
Язык | русский |
Ручка (при ручном заполнении) | гелевая, капиллярная или перьевая |
Размещение записей | не заходят за границы ячеек (соприкосновение с границами не возбраняется) |
Начало каждой записи | с первой ячейки |
ФИО врача | между фамилией и инициалами врача делается пробел в одну ячейку, между первыми буквами имени и отчества пробела нет; |
Печать медучреждения | может выступать за границы отведенного поля, но не должна попадать на информационное поле; в общем случае должна соответствовать названию, указанному в уставе медучреждения |
Строка «Итого начислено…» | работодатель указывает общую сумму начисленного пособия без вычета НДФЛ |
Таблица 2
Какие ошибки в больничных листах препятствуют (не препятствуют) выплате пособия
Суть ошибки | Препятствует / не препятствует |
|---|---|
Больничный лист заполнен шариковой рукой | Позиция ФСС: препятствует, т.к. больничные листы разрешено заполнять только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой; Позиция судей: не препятствует (определение ВС РФ от 17.02.15 № 304-КГ14-6897) |
Работодатель внес исправления при помощи корректирующего средства | Позиция ФСС: препятствует; Позиция судей: не препятствует (постановление АС Северо-Западного округа от 03.07.15 № А27-19518/2022) |
Больничный лист заполнен частично вручную, частично на компьютере | не препятствует (письмо ФСС России от 23.10.14 № 17-03-09/06-3841П) |
Врачи выдали больничный лист по БИР на сроке более 30 недель | Позиция ФСС: препятствует, т.к. больничные листы по БИР выдаются строго на сроке в 30 недель; Позиция судей: не препятствует (определение ВАС РФ от 12.05.14 № ВАС-4398/14) |
Не указана специальность и фамилия врача | Позиция ФСС: препятствует; Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2022) |
Работодатель исправил ошибки в больничном листе после того, как работник получил пособие | Позиция ФСС: препятствует; Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.01.14 № Ф03-6124/2022) |
Ошибка в наименовании работодателя | Не препятствует, т.к. страхователя можно определить по регистрационному номеру (письмо ФСС России от 26.03.13 № 10-09/10/7103) |
Работодатель сделал лишнюю запись | Не препятствует, если лишняя запись зачеркнута, а на обороте указано, что данную строку «считать незаполненной» (письмо ФСС России от 18.10.12 № 15-03-14/05-12954) |
Лечащий врач единолично продлил больничный после 15 дней болезни | Позиция ФСС: препятствует, ведь если болезнь длится более 15 дней, больничный выдается и продлевается врачебной комиссией; Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2022) |
Также следует убедиться, что больничный лист является подлинным. Сделать это можно с помощью сайта ФСС, где регулярно обновляется перечень похищенных и утерянных бланков листков нетрудоспособности.
Также бюллетень может быть выписан в электронном виде. Такой листок нетрудоспособности медики создают в единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» в режиме онлайн. Человеку выдают на руки не сам бюллетень, а талон с номером ЭЛН. Подписи врачей и печать не проставляются.
Если в ЭЛН допущена ошибка, работодатель должен исправить ее следующим образом. Внести изменения в ЭЛН, поставить усиленую квалифицированную электронную подпись главбуха и руководителя, затем повторно направить сведения в ФСС.
Работать с электронными больничными и сдавать всю сопутствующую отчетность через «Контур.Экстерн»
Оформление отпуска по беременности и расчет среднедневного заработка
Регистрация отпуска по беременности и родам и расчет среднего заработка сотрудника для выплаты пособия фондом выполняются с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы — кнопка Создать или раздел Зарплата — Больничный лист).
На закладке Главное в поле Причина нетрудоспособности указывается (05) Отпуск по беременности и родам (рис. 1). В полях Освобождение от работы с… по… указывается период освобождения от работы в соответствии с листком нетрудоспособности (весь период целиком, даже если записей в разделе «Освобождение от работы» листка нетрудоспособности несколько).
Рис. 1
Этот флаг появляется в документе, если в настройках кадрового учета (раздел Настройка — Кадровый учет) подключена возможность ведения штатного расписания. При установленном флаге будет временно освобождена ставка в штатном расписании. Заполнение других полей документа производится аналогично в примере по начислению больничного по основному месту работы (основной случай).
После ввода необходимых данных в поле Средний заработок автоматически подсчитывается сумма среднедневного заработка сотрудника по данным информационной базы. Так как пособие по беременности и родам выплачивается полностью за счет средств ФСС РФ, в документе пособие не рассчитывается, формируются строки с нулевым результатом расчета (см. рис. 1).
Для анализа расчета среднедневного заработка можно сформировать печатную форму Расчет среднего заработка или Расчет пособия по кнопке Печать.
Пособие по беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам. Средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей предельную величину базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на соответствующий календарный год, на 2022 год — 865 000 руб. и на 2020 год — 912 000 руб.
Средний заработок сотрудницы составил: 830 000 руб. (заработок за 2022 год) 940 000 руб. (заработок за 2020 год) = 1 770 000 руб.
В нашем Примере заработок сотрудницы за 2022 год составляет 830 000 руб., что не превышает предельную величину базы за 2022 год (865 000 руб.).
Заработок за 2020 год составил 940 000 руб., что превышает предельную величину за 2020 год (912 000 руб.).
Поэтому для расчета пособия по беременности и родам заработок за 2020 год будет ограничен предельной величиной.
1. Средний заработок с учетом предельных величин:
830 000 руб. (заработок сотрудницы) 912 000 руб. (предельная величина базы за 2020 год) = 1 742 000 руб.
Количество календарных дней в расчетном периоде составило 714, из них:
2. Среднедневной заработок:
1 742 000 руб. / 714 дней = 2 439,78 руб.
Это больше максимального размера среднедневного заработка для пособий по беременности и родам в 2021 году — (865 000 руб. 912 000 руб.) / 730 = 2 434,25 руб., но не меньше минимального среднедневного заработка, рассчитанного из МРОТ, — 420,56 руб. (12 792 руб. х 24) / 730 дней). На день наступления страхового случая МРОТ равен 12 792 руб. (Федеральный закон от 29.12.2020 № 473-ФЗ).
Фактический среднедневной заработок сотрудника больше максимального размера среднедневного заработка для пособий по беременности и родам, поэтому для расчета пособия будет учитываться максимальный размер в 2021 году, т. е. 2 434,25 руб. (ч. 3.3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).
Дальнейший расчет и выплату пособия будет производить ФСС РФ после отправки ему необходимых документов.
Но мы рассчитаем сумму пособия для понимания, какую сумму получит сотрудник из фонда.
В соответствии со статьей 11 Закона № 255-ФЗ пособие по беременности и родам выплачивается застрахованной женщине в размере 100 % среднего заработка. При этом продолжительность ее стажа значения не имеет.
В нашем Примере продолжительность страхового стажа сотрудника составляет 5 лет 9 месяцев. Несмотря на это, пособие выплачивается в полном размере.
3. Размер дневного пособия:
2 434,25 руб. (среднедневной заработок) х 100 % (процент оплаты от заработка) = 2 434,25 руб.
4. Сумма пособия по беременности и родам:
2 434,25 руб. x 140 дней = 340 795 руб.
Расчет среднего заработка для начисления пособия по беременности
Пособие исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам, т. е. при наступлении отпуска в 2021 году — за 2022 и 2020 годы.
Средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную в соответствии c пунктом 6 статьи 421 НК РФ предельную величину базы для начисления страховых взносов.
Максимальная величина учитываемого при исчислении пособия годового заработка составляет: для 2021 года — 966 000 руб.; 2020 года — 912 000 руб.; 2022 года — 865 000 руб.; 2022 года — 815 000 руб.; 2022 года — 755 000 руб.; 2022 года — 718 000 руб.; 2022 года — 670 000 руб.;
Если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления страхового случая, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению сотрудницы могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.
С 2022 года в среднем заработке для исчисления пособий учитывается не только заработок, полученный у данного страхователя, но и в общем случае заработок за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей).
Для подтверждения заработка, полученного у другого страхователя, сотрудница должна представить справку о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с места работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (либо копию справки, заверенную в установленном порядке) и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы.
В случае отсутствия у застрахованного лица на день обращения за пособием справки (справок) о сумме заработка средний заработок рассчитывается на основании представленных застрахованным лицом и имеющихся у страхователя сведений и документов. После представления застрахованным лицом справки (справок) производится перерасчет среднего заработка за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (справок).
Если на момент наступления отпуска по беременности и родам сотрудница занята у нескольких работодателей, то пособие по беременности и родам ей назначается и выплачивается:
- По всем местам работы (т. е. отдельно каждым работодателем) — если и в двух предшествующих календарных годах она была занята у тех же работодателей. При расчете пособия в этом случае каждый работодатель учитывает заработок застрахованного лица, полученный только от этого работодателя, и не учитывает заработок, полученный у других работодателей. Ограничение на сумму годового заработка применяется отдельно каждым работодателем.
- По одному из последних мест работы по выбору сотрудника — если в двух предшествующих календарных годах она была занята у других работодателей (другого работодателя). При расчете пособия в этом случае учитывается заработок, полученный как у работодателя, выплачивающего пособие, так и у других работодателей, подтвержденный справкой о сумме заработка. То есть за календарный год учитывается заработок, полученный от всех работодателей, но суммарно не более максимальной величины, учитываемой при исчислении пособия годового заработка.
Если в двух предшествующих календарных годах сотрудница была занята как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), то она вправе самостоятельно выбрать, как ей получить пособие: по всем местам работы или по одному из последних мест работы.
Если в двух предшествующих календарных годах сотрудница была занята у других работодателей (другого работодателя), выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору сотрудницы.
Среднедневной заработок определяется путем деления суммы заработка застрахованного лица за два предшествующих календарных года начала отпуска по беременности и родам (с учетом ограничения его максимального годового размера) на число календарных дней в расчетном периоде, за исключением календарных дней, приходящихся на следующие периоды:
При расчете пособия по беременности и родам среднедневной заработок не может превышать величину, определяемую путем деления на 730 суммы предельных величин базы для начисления страховых взносов за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам.
В 2021 году максимальный размер среднедневного заработка для пособия по беременности и родам составляет: (865 000 руб. 912 000 руб.) / 730 = 2 434,25 руб.