Памятка страхователю по заполнению реестра

По новым правилам пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от № 294 и от № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.

В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от № 294 и от № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.

• 01 — Республика Адыгея;
• 02 — Башкортостан;
• 03 — Республика Бурятия;
• 04 — Республика Алтай;
• 05 — Дагестан;
• 06 — Республика Ингушетия;
• 07 — Кабардино-Балкарская Республика;
• 08 — Республика Калмыкия;
• 09 — Карачаево-Черкесская республика;
• 10 — Республика Карелия;
• 11 — Республика Коми;
• 12 — Республика Марий Эл;
• 13 — Республика Мордовия;
• 14 — Республика Саха (Якутия);
• 15 — Республика Северная Осетия — Алания;
• 16 — Республика Татарстан;
• 17 — Республика Тыва;
• 18 — Удмуртская Республика;
• 19 — Республика Хакасия;
• 20 — Чеченская Республика;
• 21 — Чувашская Республика;
• 22 — Алтайский край;
• 23 — Краснодарский край;
• 24 — Красноярский край;
• 25 — Приморский край;
• 26 — Ставропольский край;
• 27 — Хабаровский край;
• 28 — Амурская область;
• 29 — Архангельская область;
• 30 — Астраханская область;
• 31 — Белгородская область;
• 32 — Брянская область;
• 33 — Владимирская область;
• 34 — Волгоградская область;
• 35 — Вологодская область;
• 36 — Воронежская область;
• 37 — Ивановская область;
• 38 — Иркутская область;
• 39 — Калининградская область;
• 40 — Калужская область;
• 41 — Камчатский край;
• 42 — Кемеровская область;
• 43 — Кировская область;
• 44 — Костромская область;
• 45 — Курганская область;
• 46 — Курская область;
• 47 — Ленинградская область;
• 48 — Липецкая область;
• 49 — Магаданская область;
• 50 — Московская область;
• 51 — Мурманская область;
• 52 — Нижегородская область;
• 53 — Новгородская область;
• 54 — Новосибирская область;
• 55 — Омская область;
• 56 — Оренбургская область;
• 57 — Орловская область;
• 58 — Пензенская область;
• 59 — Пермский край;
• 60 — Псковская область;
• 61 — Ростовская область;
• 62 — Рязанская область;
• 63 — Самарская область;
• 64 — Саратовская область;
• 65 — Сахалинская область;
• 66 — Свердловская область;
• 67 — Смоленская области;
• 68 — Тамбовская область;
• 69 — Тверская область;
• 70 — Томская область;
• 71 — Тульская область;
• 72 — Тюменская область;
• 73 — Ульяновская область;
• 74 — Челябинская область;
• 75 — Забайкальский край;
• 76 — Ярославская область;
• 77 — Москва;
• 78 — Санкт-Петербург;
• 79 — Еврейская автономная область;
• 80 — Забайкальский край;
• 81 — Пермский край;
• 83 — Ненецкий автономный округ;
• 84 — Красноярский край;
• 85 — Иркутская область;
• 86 — Ханты-Мансийский автономный округ — Югра;
• 87 — Чукотский автономный округ;
• 88 — Красноярский край;
• 89 — Ямало-Ненецкий автономный округ;
• 90 — Московская область;
• 91 — Крым;
• 92 — Севастополь;
• 93 — Краснодарский край;
• 95 — Чеченская Республика;
• 96 — Свердловская область;
• 97 — Москва;
• 98 — Санкт-Петербург;
• 99 — Москва.

Реестры больничных листов (листы нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам.

В экстерн доступны следующие виды пособий:

Страховые случаи и условия выплаты пособий установлены Федеральным законом от № 255-ФЗ.

Для перехода к работе с пособиями ФСС следует на главной странице системы выбрать нужную организацию в верхней части страницы и перейти в раздел «ФСС» > в разделе «Пособия и ЭЛН» нажать на кнопку «Все документы».

Если пункт «Пособия ФСС листки нетрудоспособности» отсутствует, убедитесь, что в верхней части страницы указана организация одного из регионов, принимающих участие в пилотном проекте.

Новый документ можно сформировать непосредственно в Экстерне или загрузить готовый файл, подготовленный в сторонней программе.

Необходимо нажать на кнопку «Создать новый документ».

В открывшемся окне выбрать тип пособия, отметить нужного сотрудника в списке и нажать «Создать документ».

Список сотрудников в сервисе «Пособия ФСС» является общим с сервисом по подготовке отчетности в пенсионный фонд Контур-Отчет ПФ.

Если нужного сотрудника в списке нет, то следует нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».

В появившемся окне заполнить ФИО и СНИЛС и нажать «Добавить сотрудника». Добавленный сотрудник отобразится в списке и будет выбран по умолчанию, а также появится в сервисе Контур-Отчет ПФ.

Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.

Нажать кнопку «Загрузить из файла».

В открывшемся окне выбрать файл и нажать «Открыть».Принимаемый в систему файл должен быть сформирован в установленном ФСС формате и иметь расширение xml.

Загруженные документы появятся в списке. Чтобы проверить документ и отправить его в ФСС, следует кликнуть по строке с нужным документом. Откроется форма для редактирования и отправки.

В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:

• «Общая информация».
• «Лист нетрудоспособности»Раздел отображается в пособии по нетрудоспособности, пособии по беременности и родам, пособии по профтравме, болезни.
• «Расчет пособия».
• «Дополнительные документы». Раздел отображается в пособии по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»), пособии по ранним срокам беременности, пособии по рождению ребенка и пособии по уходу за ребенком.

Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.

В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.

1. Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:

• «Получатель пособия» — пособие получает сам заявитель.
• «Уполномоченный представитель» — пособие получает представитель заявителя.

При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.

2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.

Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом.

3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.

4. «Способ выплаты пособия» — следует выбирать один из двух способов выплаты:

• Перечисление через банк;
• На карту «МИР»;
• Почтовый перевод;
• Через иную организацию.

5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

• пособие по нетрудоспособности;
• пособие по беременности и родам;
• пособие по профтравме, болезни.

Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.

1. «Лист нетрудоспособности №» — в ячейке следует указать номер листа нетрудоспособности: 12-значный код под штрих-кодом в верхнем правом углу бланка листа нетрудоспособности.

2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.

• Если формируемый лист нетрудоспособности не является продолжением другого листа, поставьте галку в поле «Первичный».
• Если лист нетрудоспособности выдан взамен утерянного, отметьте поле «Дубликат».
• Если лист является продолжением другого листа, номер первичного листа следует указать в поле «Продолжение листа нетрудоспособности №». В поле «Первичный»галку ставить не нужно.

3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.

Некоторые особенности заполнения:

• В зависимости от того, какой код причины нетрудоспособности выбран, ниже будут подсвечены красными рамками обязательные для заполнения поля.
• В справочнике кодов нет значений 04 (несчастный случай на производстве или его последствия) и 07 (профессиональное заболевание или его обострение). Документ с этими причинами нетрудоспособности нельзя отправлять в электронном виде. Следует представлять эти данные в ФСС на бумажных носителях.
• Если выбрано место работы «по совместительству», то в поле «№» следует указать номер листа нетрудоспособности, предъявляемого на основном месте работы.
• Если был выдан еще один лист, который является продолжением заполняемого, то следует указать его номер в самом низу раздела.

4. Раздел «Лист нетрудоспособности» заполнен, следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к следующему.

В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.

1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.

2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.

3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.

Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.

4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.

5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

• пособие по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»);
• пособие по ранним срокам беременности;
• пособие по рождению ребенка;
• пособие по уходу за ребенком.

Некоторые особенности заполнения:

• В обязательном порядке заполняются данные из документа о рождении ребенка — тип документа, серия и номер, дата выдачи, ФИО, дата рождения.
• При необходимости можно заполнить данные о справке от другого родителя о неполучении пособия, данные о документе об усыновлении или опеке и данные о договоре о передаче в приемную семью.

После заполнения раздела нажмите кнопку «Сохранить».

1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».

Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».

После этого появится возможность отправить несколько документов.

2. Начнется проверка.

• Если проверка пройдена успешно, то следует выбрать сертификат для подписи документа и нажать «Отправить документ в ФСС».

В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.

Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.

Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.

После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».

• Если при проверке будут обнаружены ошибки, следует нажать кнопку «Закрыть и перейти к исправлению ошибок». Поля сми будут подсвечены красным цветом, следует исправить их и повторить отправку.

• «Создан» — документ создан, но не отправлен в ФСС. Указывается дата и время последнего изменения документа.
• «В очереди на отправку» — документ поставлен в очередь на отправку в ФСС.
• «отправки» — в процессе отправки документа произошли ошибки. Необходимо отправить документ в ФСС еще раз. Для этого следует кликнуть по строке с документом и нажать «Отправить заново».
• «Не принят ФСС»— в результате проверки документа в ФСС были выявлены ошибки. Следует исправить ошибки, указанные в протоколе ФСС, и заново отправить документ.
• «Принят ФСС» — документ направлен на рассмотрение в региональное отделение ФСС. Квитанцию можно просмотреть и распечатать.

Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.

Чтобы просмотреть отправленный документ, следует нажать на ссылку «Просмотреть документ» под статусом «В очереди на отправку» (либо «Отправлен в ФСС»). После загрузки документа браузер предложит открыть или сохранить pdf-файл с данными. Просмотреть можно только те документы, которые были отправлены в ФСС после 25 февраля 2022 года.

Если документ принят к рассмотрению

Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.

Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».

На экране отобразится окно с квитанцией.

Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по

• «Исправить ошибки и отправить заново» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но при его рассмотрении были обнаружены недочеты и ФСС направил работодателю извещение обх (например, «Почтой России»). Следует исправить ошибки, указанные в извещении, и отправить документ заново.
• «Создать перерасчет» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но уже после получения квитанции работодатель понял, что допущенав данных для расчета. При создании перерасчета в разделе «Расчет пособия» потребуется указать причину перерасчета, исправить нужные данные и отправить документ заново.

Если документ не принят

Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».

На экране отобразится окно с протоколом.

Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по

После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по и выбрав пунктПросмотреть документооборот».

При наведении курсора на строку с наименованием документа появляется

В зависимости от статуса при нажатии на шестеренку доступны следующие действия:

• Просмотреть документ» — позволяет просмотреть данные из пособия сразу после отправки. Этот пункт есть только у тех документов, которые были отправлены в ФСС после 25 февраля 2022 года.
• «Исправить ошибки и отправить заново» — позволяет исправить ошибки и отправить документ заново, если от регионального подразделения ФСС получено извещение обх (например, «Почтой России»). Доступно при статусах «Не принят ФСС» и «Принят ФСС».
• «Создать перерасчет» -позволяет создать перерасчет на основании отправленных данных, если работодатель понял, что допущенав данных для расчета. Доступно при статусе «Принято ФСС».
• «Просмотреть документооборот» появляется у отправленных пособий и позволяет просмотреть все статусы документооборота.
• «Распечатать заявление» — позволяет распечатать заявление на выплату пособия. После выбора данного пункта будет предложено открыть или сохранить файл пособия Print.pdf.
• «Распечатать реестр документов» — позволяет сформировать печатную форму с реестром отправленных пособий. После выбора данного пункта следует указать месяц и год, за который необходимо создать реестр, и нажать кнопку «Напечатать». Будет предложено открыть или сохранить pdf-файл реестра.
• Отменить изменение статуса» — с помощью данного пункта можно вернуть статус «Принят ФСС» или «Не принят ФСС», если по ошибке лист был отредактирован и у него сменился статус на «Создан».

• «Удалить» — позволяет удалить документ. Отправленный документ удалить нельзя.
• «Отправить заново» -позволяет заново отправить документ в ФСС, если в процессе отправки возникли ошибки. Доступно при статусе «отправки».