В отчетности заявлено пособие к возмещению из средств фсс
Что проверяет ФСС : показатели таблицы 2 Раздела 1 формы 4-ФСС.
Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней, представить копии подтверждающих документов в течение десяти дней со дня получения требования или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.
Что делать и как объяснить : если действительно есть суммы, подлежащие возмещению из Фонда, необходимо представить расчет пособий в произвольной форме и подтверждающие документы. Для подтверждения обоснованности сумм пособий необходимо представить в ФСС копии платежных поручений на уплату взносов, листки нетрудоспособности, справки о заработной плате, справки о рождении ребенка и другие документы по запросу Фонда.
В расчете нужно указать заработок сотрудника, которому начислено пособие за счет средств ФСС. В сумму заработка не включаются доходы, не облагаемые страховыми взносами.
Чтобы возместить денежные средства, выплаченные сотруднику в связи с несчастным случаем на производстве, в ФСС необходимо представить ряд документов, поименованных в ст. 229.2 ТК РФ.
Для быстрого и точного расчета пособий воспользуйтесь калькулятором для расчета больничных или калькулятором для расчета декретных пособий.
Вы можете подготовить ответ в ФСС, воспользовавшись шаблоном ответа:
Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.
От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 6613000111
21.08.2022
На Ваше требование № 15 от 18.08.2022 года поясняем следующее. Во втором квартале 2022 года расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством превысили сумму начисленных страховых взносов на обязательное социальное страхование. Это связано с оплатой больничного листа по беременности и родам. Расчет пособия приведен ниже.
РАСЧЕТ пособия
(приложение к листку нетрудоспособности № 011 031 000 001 от 12.04.2022)
Сведения о сотруднике:
Ф.И.О.: Мальцева Ольга Сергеевна
Период нетрудоспособности: с 12.04.2022 по 29.08.2022
Вид нетрудоспособности: беременность и роды
Количество дней нетрудоспособности: 140
Расчетный период: 2022–2022
Сотрудница не подавала заявлений о замене лет для расчета пособий
Стаж: 4 года
Пособие: 100 %
Сведения о зарплате:
Расчет пособия:
Расчет среднего дневного заработка:
(360 000 руб. 380 000 руб.) : 730 дн. = 1019,18 руб.
Расчет минимального среднего заработка:
5965 руб. х 24 мес. : 730 дн. = 196,11 руб.
Расчет максимального среднего дневного заработка
(568 тыс. руб. 624 тыс. руб.) : 730 дн. = 1632,88 руб.
Общая сумма пособия:
1019,18 руб. × 140 дн. = 142 685,20 руб.
– за счет средств ФСС РФ: 142 685,20 руб.
– за счет работодателя: 0 руб.
Главный бухгалтер ___________________ А.А. Афанасьев
Проактивные выплаты в 2022 году: как построить работу с фсс по‑новому
Проактивный режим — это назначение и выплата пособий ФСС в беззаявительном порядке, без заявления застрахованного. По такой схеме платятся пособия:
- по временной нетрудоспособности и по беременности и родам — они назначаются по листку нетрудоспособности;
- единовременное пособие при рождении ребенка для работающих граждан — его назначают на основании сведений, полученных из органов ЗАГС.
Проактивную выплату пособий ввел Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ, который внес поправки в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…». В ст. 13 255-ФЗ появилось правило о том, что пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам назначается на основании электронных больничных листков, а работодатели должны предоставлять сведения о застрахованных лицах (СоЗЛ) — при приеме на работу, в период работы и при наступлении страхового случая, если сведения не поданы ранее.
Раз внесены поправки в закон, потребовалось изменить и подзаконные акты. Так, были приняты:
И вот теперь, с 2022 года все больничные оформляются электронно. Бумажный листок выдают только лицам, в отношении которых соблюдается гостайна.
Электронные листки размещаются в системе «Соцстрах», а далее ФСС на их основании запрашивает нужную информацию для расчета пособий у работодателей. Правила, по которым фонд получает эту информацию, установлены:
Форматы всех электронных документов публикуются на сайте ФСС.
Схематично проактивную систему можно изобразить так:
- Медицинская организация открывает листок нетрудоспособности и размещает его в системе Соцстраха.
- Система электронного документооборота по тем данным, которые работодатель представил по форме СоЗЛ, определяет, кто является страхователем данного лица и направляет ему уведомление об открытии электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Уведомление направляется также при смене статуса электронного листка — продлении, аннулировании, закрытии, передаче на медико-социальную экспертизу.
- Как только закрывается ЭЛН (в течение суток), ФСС направляет работодателю запрос по недостающим сведениям.
- В ответ работодатель направляет в фонд необходимые данные.
- Соцстрах на основании этих сведений назначает пособие и перечисляет деньги работнику тем способом, который он указал в Ответе на запрос.
- Информация о пособии размещается на Госуслугах или в личном кабинете застрахованного лица в ФСС.
А что делать, если СоЗЛ по работнику у ФСС нет, а вы точно знаете, что он болел и его больничный закрыт? Необходимо сообщить сведения о работнике в ФСС, но отправлять не реестр, а инициировать выплату пособия через СЭДО. Как это сделать, рассмотрим в следующих разделах статьи.
Чтобы подключиться к СЭДО, выберите в меню «Настроить СЭДО», укажите регистрационный номер.
Далее нажмите кнопку «Включить СЭДО», при этом в систему направляется уведомление, что страхователь готов обмениваться документами в электронном виде. После этого начнут приходить документы из фонда.
Обратите внимание! К СЭДО будет подключена только текущая организация. Чтобы настроить документооборот для других организаций, переключайтесь между ними в шапке Экстерна.
Если вы указали не тот регистрационный номер, отключите СЭДО, укажите правильный регномер организации и снова нажмите «Включить СЭДО».
Чтобы создать документ в Экстерне, нажмите верхнюю кнопку «Создать» и выберите в выпадающем меню «Отчет». Далее в списке отчетов найдите тот, который хотите создать.
В системе Контур.Экстерн можно подать сведения об одном застрахованном лице, обо всех работниках одной компании или даже нескольких компаний одновременно. Выбирайте соответствующий пункт меню.
Сведения создадутся автоматически. Данные в них переносятся из справочника сотрудников, который может быть пустым, только если вы еще ни разу не работали с Экстерном. Но если вы хоть раз отправляли форму СЗВ-ТД, из него подтянутся ФИО и СНИЛС.
Если вы заполняете текст вручную в редакторе, то после заполнения в левом нижнем углу нажмите кнопку «Проверить». Если ошибок нет, появится кнопка для отправки. А если обнаружены ошибки, их надо исправить. Ошибочное поле подсветится красной рамкой. При наведении на него появится комментарий, объясняющий, что именно неверно.
Если вы подготовили сведения в формате хml (по рекомендации ФСС), а не в программе, можете их загрузить в этом формате. Нажмите кнопку «Загрузить», укажите вид пособия, папку, где лежат сведения, подготовленные в этом формате, выберите сами файлы. Одновременно можно загружать файлы сразу по нескольким лицам. Один файл — одно застрахованное лицо.
Если вам не пришло уведомление об ЭЛН, а вы точно знаете, что работник болел, либо если работнику необходимо назначить пособие по рождению ребенка или по уходу за ребенком до 1,5 лет, вы должны инициировать выплату сами.
Для этого нажмите кнопку «Создать», выберите «Отчет», далее — «Инициация выплаты пособия». В зависимости от вида пособия есть разные формы для заполнения:
- Для больничного пособия или по беременности и родам укажите номер ЭЛН, который сообщил работник, его СНИЛС и ФИО.
- Единовременное пособие при рождении ребенка должны выплачивать на основании реестра из ЗАГС. Но вы можете инициировать выплату сами. Укажите сведения о работнике и его ребенке, выбрав соответствующий вид пособия в списке.
- Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет необходимо указать основание для выплаты (кем приходится ребенку работник), продолжительность отпуска — даты начала и окончания.
Если работник вышел досрочно из отпуска по уходу за ребенком, необходимо оформить уведомление по кнопке «Создать» — «Отчет». В списке отчетов выберите «Уведомление о прекращении отпуска».
Если ранее при назначении пособия вы направляли реестр по старой схеме, укажите номер реестра. Для этого вернитесь на вкладку «Пособия ЭЛН» — «Отправленные реестры», по ФИО найдите реестр работника.
Обязательно укажите, по какой причине работник выходит из отпуска, а также данные документа, на основании которого прекращаются отпуск и выплата ежемесячного пособия.
Документы, которые вы создали или загрузили, но не отправили, отражаются на вкладке «В работе». Это черновики, которые можно редактировать до момента отправки. Есть поиск по фамилии, СНИЛС, номеру ЭЛН, номеру запроса и извещения.
Если с левой стороны навести курсор на документы, то с правой стороны появятся иконки, которые позволяют удалить документ, распечатать, отправить, добавить комментарий.
Можно отфильтровать и отсортировать документы, чтобы на экран выводилась определенная группа. К примеру, только сведения о застрахованном лице или только ответы на запросы. Есть сортировка по ФИО.
Готовые документы можно отправить. Чтобы передать один документ, наведите на него курсор, и с правой стороны появится кнопка «Проверить и отправить». Если проверка пройдет успешно, станет активной кнопка «Перейти к отправке», нажмите ее.
На следующем шаге система попросит подписать документ. После выбора сертификата будет еще одна проверка — окончательная. Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — и документ уйдет в ФСС.
При массовой отправке выберите необходимые документы, пометив их слева галочками. Появится всплывающая кнопка «Отправить». Нажмите ее — и все выбранные документы попадут в ФСС.
Документы, которые приходят из фонда, попадают на вкладку «Входящие». По умолчанию они загружаются сами, если включена настройка автоматического получения.
Если настройка отключена или документы не смогли получить из-за отсутствия подходящего сертификата, станет активна кнопка «Загрузить данные из ФСС».
Документы можно сортировать по виду, например, оставить на экране только извещения или только запросы недостающих сведений. Есть сортировка по статусу ЭЛН: еще открытые, уже закрытые и т.д.
У входящих документов в графе «Ответ» указана дата, до которой нужно ответить фонду на извещение либо на запрос, а также статус ответа. Если сегодня крайний срок, он будет помечен оранжевым кружочком. А если срок истек — выделен красным.
Чтобы отправить ответ на запрос по недостающим сведениям, на вкладке «Входящие» наведите мышку на соответствующий запрос, кликните на него — откроется форма в формате pdf. Проверьте в ней все предзаполненные фондом данные.
Если там ничего не надо дополнять, нажмите кнопку «Ответить». Если необходимо дополнить сведения в учетной системе, где ведется расчет зарплаты, скачайте этот запрос в формате xml, загрузите его в вашу систему, заполните. Потом, так же выгрузив в Экстерн, отправьте в ФСС.
Если вы отвечаете в системе Контур.Экстерн, вам сразу откроется форма для редактирования, где нужно заполнить недостающие сведения или исправить то, что неверно. И передать запрос обратно.
Ответить на запрос необходимо в любом случае — независимо от причины, по которой он поступил. Откройте запрос, в строке «Начислить пособие» выберите вариант «Нет, отказ от получения пособия» и напишите комментарий, по какой причине не нужна оплата.
Например:
- Работник открыл больничный и продолжал работать удаленно или ходил в офис, но не сообщил, что открыл больничный.
- Если пришел ошибочный запрос о недостающих сведениях на не вашего работника, в комментарии напишите, что человек не является вашим сотрудником.
- Если вы по-старому отправили реестр, и вам пришел запрос о недостающих сведениях, в комментарии отметьте, что пособие назначено, на работника отправлен реестр. И тогда фонд поймет, что по этому запросу никаких действий предпринимать не надо.
Если оплата нужна, выберите «Да», заполните все данные по получателю и сведения для расчета.
Если вы оплачиваете не весь срок больничного (к примеру, сотрудник выходил на работу, и ему ставили полные рабочие дни), то в разделе «Расчет пособия» укажите период, за который он должен получить пособие (исключив те дни, за которые он получит зарплату).
Если нетрудоспособность связана с профзаболеванием или производственной травмой, появится вкладка, где надо указать данные соответствующего акта. В запросе может быть не отражено, что пособие назначено в связи с травмой и профзаболеванием, тогда нужно проставить галочку на ЭЛН самостоятельно.
На запрос по ЭЛН в связи с отпуском по беременности и родам, в отличие от ЭЛН по нетрудоспособности, не требуется отвечать в течение трех рабочих дней. Нужно ответить в тот момент, когда работница действительно пойдет в отпуск: бывает так, что листок открыт, а женщина продолжает работать, а за несколько дней до родов пишет заявление на отпуск по БиР. Поэтому в запросе укажите дату, когда фактически она пошла в отпуск, — от этой даты и будет рассчитано пособие.
Если вам необходимо исправить переданные сведения, отправьте ответ на запрос с признаком исправления. Для этого отправленный ответ скачайте в виде файла, а потом заново загрузите в Экстерн, исправив, например, стаж, сумму заработка за два года или что-то другое. Укажите причину исправления и комментарий — и можно отправить этот ответ еще раз в виде корректировки.
Переданные документы находятся на вкладке «Отправленные».
У всех отправленных документов показываются статусы результата отправки:
- Значок с часами — документ доставлен, но еще не обработан.
- Зеленая галочка — документ отправлен, обработан и принят.
- Красный крестик — обнаружены ошибки.
Чтобы посмотреть ошибки, войдите в документ. С правой стороны будет справка об ошибках. Сделайте исправления и отправьте документ еще раз.
Если у вас возникнут вопросы по проактивным выплатам, можно обратиться к техподдержке или поискать ответы на вкладке, которая так и называется — «Вопросы по проактивным выплатам».
Или перейти в справку Экстерна и почитать о проактивных выплатах, правилах работы с ними.
А чтобы узнать подробнее, как подготовиться к работе с проактивными выплатами, а также получить ответы на частые вопросы, посмотрите вебинар, который провели эксперты Контур.Экстерна.
Сведения для расчета больничного и пособия по бир
Если сверка с ПФР прошла успешно (работник идентифицирован и подтвержден факт его трудоустройства), работодателю через систему «Соцстрах» будут переданы следующие сведения:
- об открытии, а позднее — о закрытии (продлении, аннулировании) бюллетеня,
- о направлении больного на медико-социальную экспертизу, а также о дополнении больничного сведениями о ней.
По общему правилу страхователь должен разместить в системе «Соцстрах» сведения, необходимые для расчета суммы пособия по каждому ЭЛН. И подписать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). На это ему отводится три рабочих дня с момента получения сообщения о закрытом листке нетрудоспособности.
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
Для пособия «по болезни» ФСС может, в числе прочего, запросить следующие данные:
- страховой стаж на день наступления временной нетрудоспособности;
- суммы выплат и иных вознаграждений, которые были включены в облагаемую базу по взносам, с разбивкой по годам расчетного периода;
- продолжительность рабочего времени (если человек работает не полный день или неделю);
- размер районного коэффициента.
Работать с электронными больничными при «сложной» зарплате с надбавками и коэффициентами
Для декретного пособия ФСС, возможно, запросит сведения:
- о дате начала отпуска по БиР;
- о страховом стаже на дату начала отпуска по БиР;
- об исключаемых периодах (когда взносы не начислялись): временная нетрудоспособность, декреты, отпуск по уходу за ребенком и проч.
- о замене календарных лет (или календарного года) по заявлению сотрудницы;
- иные данные.
Сэдо по пособию по уходу за ребенком до 1,5 лет
- Предоставление отпуска по уходу за ребенком производится в программе с помощью документа Отпуск
по уходу за ребенком (рис. 11). На закладке Прямые выплаты ФСС укажите сведения о детях, за которыми осуществляется уход в
соответствии с предоставленными застрахованным лицом документами. О заполнении других полей документа смотрите
здесь.Рис. 11
- Далее необходимо сформировать сведения для ФСС с помощью документа Сведения для реестра прямых выплат ФСС
(рис. 12). Документ можно сформировать по ссылке Заявление не введено на закладке Прямые выплаты ФСС документа Отпуск
по уходу за ребенком из раздела Отчетность, справки – Передача в ФСС сведений о пособиях или из
рабочего местаПособия за счет ФСС (раздел Отчетность, справки).В поле Вид пособия укажите значение Ежемесячное пособие по уходу за ребенком, в качестве основания – документ Отпуск
по уходу за ребенком. Если документ Сведения для реестра прямых выплат ФСС формируется
по ссылке из документа Отпуск по уходу за ребенком, то данные на закладках Прилагаемые документы и Сведения
для реестра заполняются автоматически. Каждый документ Сведения для реестра прямых выплат ФСС оформляется на одного ребенка.
О заполнении других полей документа смотрите
здесь.Рис. 12
- Затем необходимо создать документ Реестр прямых выплат. Формировать документ можно из
рабочего местаПособия за счет ФСС (раздел
Отчетность, справки) или из журнала Передача в ФСС сведений о пособиях
(раздел Отчетность, справки – Передача в ФСС сведений о пособиях) (рис. 13). В поле
Вид реестра укажите значение Ежемесячные пособия по уходу за ребенком. Кнопка
Заполнить. О заполнении документа смотрите здесь. - Если подключен
сервис «1С-Отчетность»,
то можно непосредственно из программы отправить реестр сведений в ФСС по кнопке Отправить.
Также реестр можно выгрузить в файл (кнопка Выгрузить – Сохранить в файл)
для отправки в ФСС через стороннюю программу. Сведения необходимо отправить в фонд один раз, а не ежемесячно. - Фонд назначит и выплатит ежемесячное пособие по уходу за ребенком в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня
поступления сведений от работодателя (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). О выплате пособия фонд уведомит работодателя
и застрахованное лицо.Рис. 13