Басаков м.и. документационное обеспечение управления (делопроизв — профессиональное образованием. и. басаковдокументационное обеспечение
ПРЕДИСЛОВИЕ
Предлагаемое учебное пособие по дисциплине Документационное обеспечение управления и архивоведение предназначено для реализации требований к уровню подготовки студентов — будущих специалистов в этой важной сфере управленческой деятельности по специальности 034702 одноименного названия, а также другим специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей
084000 Экономика и управление».
Учебное пособие построено на действующей в
Российской Федерации нормативно-правовой базе
, обобщает материалы разнообразных изданий ив полной мере отражает опыт документационного обеспечения и архивного дела в управленческой деятельности организаций предприятий, фирм) всех форм собственности.
Данное учебное пособие в отличие от других подобных изданий характеризуется рядом особенностей, которые приведены ниже. Поскольку документирование управления и организация работы с документами являются столь же древними, как и самоуправление, в учебном пособии глава, посвященная истокам делопроизводства и архивного дела, их становлению и развитию в России, приведена в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов. Практика документационного обеспечения управления позволяет сделать вывод, что качество любого документа, например служебного письма, начинается прежде всего сознания правил оформления его реквизитов, те. информационных элементов, из которых оно составляется адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др. В связи с этим в учебном пособии уделено определенное внимание оформлению реквизитов документов в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30—2003. Оформление документов в книге представлено тщательно выверенными образцами — макетами важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, служебных писем, протоколов и др. Достаточное место в учебном пособии отведено освещению вопросов оформления документов по личному составу (персоналу, что
нечасто встречается в учебниках по документационному обеспечению управления. С нашей точки зрения знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе нередко в связи с малочисленностью управленческого персонала владельцу организации самому, секретарю или одному из специалистов приходится совмещать свои основные обязанности с выполнением функций инспектора (менеджера) по кадрам. Особое место в учебном пособии уделено освещению роли секретаря в структуре управления организацией, его деловыми личным качествам, правами обязанностям, этике бездокументного обслуживания непосредственного руководителя и посетителей. Значительное место в
книге уделено вопросам организации документооборота
, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации и находящихся на хранении, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу, принимать оптимальные решения. Отдельный раздел в учебном пособии посвящен вопросам механизации и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время коммерческий успех организации во многом зависит от уровня технического оснащения и использования современных информационных технологий в управлении. В пособии дается краткая характеристика технических средств, используемых в документационном обеспечении управления и архивном деле, освещаются возможности компьютерных технологий в работе с документами, в использовании персонального компьютера как средства делового общения. В учебном пособии уделено большое внимание основам архивоведения архивоведению как комплексной научно-практической дисциплине. Архивоведение — это, бесспорно, наука, которая изучает историю, теорию и практику архивного дела. Для студентов же, изучающих основы архивоведения, — это в первую очередь учебная дисциплина, цель которой обучить студентов первичным навыкам архивной работы как возможно будущих архивных работников — архивистам, ознакомить их с современными архивными технологиями, организацией архивного дела в России. Именно практической стороне архивоведения — архивному делу и отдано в книге значительное место.
Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать основы документационного обеспечения управления и архивоведения, и к тем читателям, кто уже работает, но чувствует недостаточность подготовки в этой области знания, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.
Автор
1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ: ИСТОКИ И СТАНОВЛЕНИЕ
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
И АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ
1.1. ИНФОРМАЦИЯ, УПРАВЛЕНИЕ, ДОКУМЕНТ
Современное общество справедливо называют информационным.
Объясняется это тем фактом
, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека основываются на информации, информационных технологиях.
Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникативность, те. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, те. в управлении.
В практике управления используется информация различных видов. Основными из них считаются социально-экономическая, научная, техническая, культурная, медицинская, сельскохозяйственная. Важнейшей из них является социально-экономическая информация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами управления коллективами людей, управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями и другими структурами народного хозяйства.
Социально-экономическая информация на практике более известна под названием управленческая информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемых для руководства этой деятельностью
В настоящее время преобладающая часть управленческой информации (до 90% объема, согласно общим требованиям многих законодательных актов Российской Федерации, должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе — бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.
Понятие документ имеет своим истоком латинское слово
«
docco
», что переводится как извещаю, учу. Производная форма от
docco
—
documentum
, означающая доказательство, свидетельство, впоследствии во многих отраслях науки и практической деятельности человека, в
частности в сфере управления
, закрепилась в качестве специального термина.
Считается, что термин документ в русский язык ввел Петр I, применив его в значении письменное свидетельство, подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть дох гг. XX в. термин документ почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как грамота, актив особенности — деловая бумага».
Позднее, в х гг. XX в. в нормативных актах Советской власти появился термин служебный документ, затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин документ, постепенно эволюционируя, стал наполняться современным содержанием и закрепился сначала в формулировках государственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходимости удостоверения официальности документа (его идентификации, в национальном стандарте Российской Федерации — ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения С учетом получившего распространение в научной среде наряду с термином документ словосочетания документированная информация ГОСТ Р 51141—98 дает следующую формулировку определения термина документ документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать
».
Под реквизитами, согласно ГОСТ Р 51141—98, понимаются обязательные информационные элементы оформления официального
документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др. Стандарт определяет официальный документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т.д.). Официальный документ обладает юридической силой, те. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, образующиеся в сфере управления, которые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.).
ГОСТ Р 51141—98 определяет служебный документ как официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем
изложении учебного материала термины документ
, служебный документ, управленческий документ будут применяться как синонимы в значении документа, призванного обеспечить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме.
Важным моментом, требующим пояснения для изучающих основы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина документ по ГОСТ Р 51141—98 на документ в электронной форме.
В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблюдении соответствующих требований см. Федеральный закон от 6 апреля 2022 г. № 63-ФЗ Об электронной цифровой подписи, далее — Закон о цифровой подписи, Гражданский кодекс Российской Федерации, далее — ГК РФ, и др) цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Законе о цифровой подписи четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая категория документов к электронным документам следует относиться также, как к документам на бумажном носителе.
Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет
труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию — информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.
Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами,
технология работы с документами
, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли вершением дел, в настоящее время, согласно ГОСТ Р 51141—98, официально именуют терминами делопроизводство и документационное обеспечение управления. В дальнейшем, излагая в учебном пособии исторический аспект становления документационного обеспечения управления в России, автором будут использоваться оба термина по ситуации. СТАНОВЛЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ
1.2.1. Этапы становления делопроизводства
и архивного дела в России
Содержание вида деятельности, которая традиционно именуется делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими) документирование сведений (сообщений, данных) о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей) организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином документооборот) хранение документов после окончания работы сними как особая сфера деятельности, обозначаемая термином архивное дело».
Такое понимание делопроизводства сложилось не сразу, оно формировалось длительное время, без преувеличения на протяжении веков
Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, ученые-документоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственного устройства,
реформирования аппарата управления страной
, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы. Делопроизводство в дореволюционной (дог) России от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X—XV вв.);
— коллежское делопроизводство (XVIII в министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX — начало XX в. Делопроизводство в СССР (1917—1991 гг.):
— от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства гг.);
— от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления. Современное российское делопроизводство.
Далее будет дано краткое описание и охарактеризован вклад в становление современного делопроизводства каждого из названных периодов. Делопроизводство в дореволюционной России
(до 1917 г.)
Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале — камне, глиняной дощечке, в Древней Русина бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности.
В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X—XV вв.), во времена феодальной раздробленности, при отсутствии единого управления управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков. В этих условиях получила определенное развитие одна из отраслей делопроизводства, а именно документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготов-
Панасенко ю.а. делопроизводство: документационное обеспечение управления
Послезавершенияделопроизводственногогодавыдачасотрудникам
отдельныхдокументовизделанедопускается.Принеобходимостиво
временноепользованиеможетбытьвыданоделоцеликом.Выдачаделв
другиеорганизацииразрешаетсялишьруководителеморганизациина
основании письменных запросов. •
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например,
прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании
письменногораспоряженияэтихоргановисразрешенияруководствас
обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело
на его место заверенной копии.
ТЕМА 10. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
54.Понятие«коммерческаятайна»,переченьсведений
конфиденциального характера
Документымогутнестиинформациюоткрытуюиинформациюс
ограниченнымдоступом,помеченнуюгрифами«Конфиденциально»идр.
Перечень сведений конфиденциального характера включает:
• сведения о фактах, событияхи обстоятельствах частной жизни
гражданина,позволяющиеидентифицироватьеголичность(персональные
данные),заисключениемсведений,подлежащихраспространениюв
средствахмассовойинформациивустановленныхфедеральнымизаконами
случаях;
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• служебные сведения,доступккоторымограниченорганами
государственнойвластивсоответствиисГражданскимкодексомРФи
федеральными законами (служебная тайна);
•сведения,связанныеспрофессиональнойдеятельностью,доступк
которымограниченвсоответствиисКонституциейРФифедеральными
законами(врачебная,нотариальная,адвокатскаятайна,тайнапереписки,
телефонныхпереговоров,почтовыхотправлений,телеграфныхилииных
сообщений и т.д.);
•сведения,связанныескоммерческойдеятельностью,доступккоторым
ограниченвсоответствиисГражданскимкодексомРФифедеральными
законами (коммерческая тайна);
•сведенияосущностиизобретения,полезноймоделиилипромышленного
образца до официальной публикации информации о них.
29июля2004г.принятФедеральныйзакон№98-ФЗ«Окоммерческой
тайне»,которыйрегулируетотношения,связанныесотнесением
информацииккоммерческойтайне,раскрываетосновныепонятия,
относящиеся к коммерческой тайне.
Подкоммерческойтайной(КТ)понимаетсяконфиденциальность
информации,позволяющаяееобладателюприсуществующихили
возможныхобстоятельствахувеличитьдоходы,избежатьнеоправданных
расходов, сохранить положениена рынке товаров, работ,услуг или получить
иную коммерческую выгоду. К
§
дел—«Государственнаясистемадо-кументационногообеспечения
управления»,«Основныеправилаработыархивоворганизаций».
Используютсятакжеположениеобучреждениииегоструктурном
подразделении, штатное расписание,перспективные и текущие планы,описи
делпостоянногоивременногохранения.Ноглавнымисточникомпри
составленииноменклатурыявляютсясамидокументы—какполученные
извне, так и созданные в процессе деятельности подразделения.
Выявивкругдокументов,подлежащихвключениювноменклатуру,
приступаютксоставлениюзаголовковдел.Требованиекзаголовкудела—
краткость,четкость,предельнаяточность,таккакименнопозаголовкудела
идетпоискнеобходимогодокумента.Начинаетсязаголовоксуказаниярода
заводимого дела (переписка, документы, дело)или вида документа (приказы,
протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка
уточняетсяданнымиобавторстве,вопросе,корреспонденте,периоде,за
которыйоткладываютсядокументы,ит.п..Понятие«дело»употребляетсяв
заголовках судебных, следственных, личных(персональных), арбитражных и
другихдел,содержащихдокументы,связанныепоследовательностью
делопроизводства по одному конкретному вопросу. В заголовках дел,
предназначенныхдлягруппировкидокументоводноговида,виддокументов
указываетсявомножественномчисле.Например:«Протоколызаседаний
приемной комиссии за2003 г.». В заголовкепереписки уточняется,с кем она
ведетсяипокакимвопросам.Еслиперепискаведетсясодним
корреспондентом,даетсяегоконкретноеназвание.Например:«Перепискас
фирмой«Софтоп»опоставкепринтеровирасходныхматериалов».Еслив
делеперепискаснесколькимисхожимикорреспондентами,ихназваниев
заголовкеделадаетсяобобщенно,каквидовоеназвание.Например:
«Перепискасмолочноконсервнымикомбинатамиопоставкеи
использованиитары».Втомслучае,когдаперепискаведетсясразличными
корреспондентами,взаголовокделаониневыносятся,ауказываетсялишь
вопрос. Например: «Переписка об организации факультета повышения
квалификации при университете».
Заголовокдела,состоящегоизплановилиотчетов,долженсодержать
указаниенапериодичностьихарактердокументов.Например:«Годовые
отчетыкафедрфакультетапоосновнойдеятельностизаI семестр»;
«Месячныеотчетыоботгрузкетоваров»ит.д.Взаголовкедела,
содержащегостатистическиеформы,должныбытьуказаныназванияформ,
ихномерилиусловноеобозначение(шифр).Например:«Годовыеотчетыо
работецеховпоформеБ-36»;«Ведомости№…посчетам…».Взаголовкахс
распорядительнойдокументацией,атакжеспротоколамипослеуказания
видадокументаставятсяимяавтораидата.Например:«Приказыдиректора
банка за 2002 г.»; «Протоколы Правления за 2002 г.».
Номенклатураделсоставляетсяпоунифицированнойформе,вкоторой
каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения:
Название раздела
§
адресатамуказываютфамилиилициликомпании,которымониотправлены
(реквизит 12).
38. Справка
Справка—этодокумент,содержащийописаниеиподтверждениефактов,
событий. В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки,
подтверждающиеработуиоплатутрудасотрудников.Руководство
предприятияобязановыдаватьпопросьбесотрудникасправкуоработев
даннойорганизациисуказаниемспециальности,должности,квалификации,
времени работы и размера заработной платы.
Справкиначинаютсясуказаниявименительномпадежефамилии,имении
отчества(полностью)лица,окоторомдаютсясведения.Вправомверхнем
углууказываетсяместопредоставлениясправкивименительномпадеже,
например: налоговая инспекция; школа № 21.
Насправкедолжныобязательностоятьдатаееподписания,подписьи
печать. В тех случаях, когдаведется учет выдачисправок по журналу, ставят
порядковыйномерсправкирядомсдатой.Составляютподобныесправкив
одном экземпляре.
Однимизвариантовявляетсясправка,составляемаяпозапросуруководства
исодержащаяинформациюпопроизводственнойтематике,например:о
динамикеростасебестоимостипродукциизаквартал.Такиесправкимогут
быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для
руководителяпредприятияиневыходящиезаегопределы,составляети
подписывает исполнитель (составитель).
Справки,составляемыепозапросувнешнихорганизаций,должныбыть
подписаныруководителем предприятия. Такой документ должениметь
заголовокктексту,раскрывающийегосодержаниеиуказывающийдатуили
период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Справкипопроизводственнойтематикесоставляютсявдвухэкземплярах,
одинизкоторыхнаправляетсяадресату,второй—подшиваетсявдело.При
наличиивсправкесведенийфинансовогохарактераонаподписывается
руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
39. Телеграмма
Телеграмма—виддокумента,определяемыйспособомпередачи
информациипоканаламтелеграфнойсвязи.Дляпередачифаксимильной
копиидокумента,атакжесхем,чертежейирисунковиспользуются
фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.
Категорияивидтелеграммыуказываютсяпередадресатом.Например,
«правительственная»,«срочная»,«заверенная»,«суведомлениемо
вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. в Чаще всего отправляют
телеграммысрочныеипростые.Срочнаядолжнаприйтикадресатузавремя
до 3-х часов, а простая — до 6 часов.
Втелеграммедаютсяточныйадрес(переднимобязательнопроставление
номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование
учреждения,еслиизвестно—наименованиедолжности,фамилия(с
инициалами или без них) получателя.
§
Докладнаязапискадолжнаиметьзаголовокктексту,раскрывающийее
содержание.Впервойчастиизлагаютсяфактыилисобытия,послужившие
поводомкнаписаниюдокумента.Втораячастьдолжнасодержатьвыводыи
предложения о
конкретныхдействиях,которые,помнениюсоставителя,необходимо
предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем
(автором),внешние,направляемыеввышестоящиеорганы,—
руководителемпредприятия.Датойдокладнойзапискисчитаетсядатаее
подписания.
Объяснительная записка—документ,поясняющийсодержание отдельных
положенийосновногодокумента(плана,отчета,проектаит.д.),
объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительныезапискипосодержаниюможноразделитьнадвегруппы:
сопровождающиеосновнойдокумент(план,отчет)ипоясняющие
содержаниеотдельныхположенийосновногодокумента—оформляютсяна
общембланкеучреждения;объяснительныезапискипоповодукаких-либо
происшествий,сложившихсяситуаций,поступковиповеденияотдельных
работников.
35. Протокол
Протокол—документ,фиксирующий ходобсуждения вопросов ипринятия
решенийнасобраниях,совещаниях,заседаниях.Накоммерческом
предприятиисоставляютсяпротоколызаседанийсоветадиректоров
(учредителей),протоколыобщихсобранийакционеровит.п.Протокол
ведетсясекретарем.Составляетсянаобщембланкеилиначистомлистебу—
маги,накоторомуказываетсянаименованиепредприятия.Далее
указываются следующиереквизиты:вид документа,дата,номер изаголовок.
Датойпротоколаявляетсяденьпроведениязаседания,аномеромпротокола
— порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
Взаголовкепротоколауказываетсяназваниеколлегиальногооргана,
например: ПРОТОКОЛ… заседания совета директоров.
Текстпротоколасостоитиздвухчастей:вводнойиосновной.Вводнаячасть
оформляется в следующей последовательности:
• Председатель — фамилия и инициалы;
• Секретарь — фамилия и инициалы;
•Присутствовали—фамилиииинициалыприсутствующихсотрудников
предприятиявалфавитномпорядке,затемдолжностиифамилии
приглашенных.Еслиприсутствующихболее10,указываетсяихобщее
количество.Впротоколахзаседанийсоветадиректоровуказываютфамилии
присутствующих членов совета независимо от их количества. .
Повесткаднясодержитвопросы,вынесенныенаобсуждение.Каждыйпункт
повестки дня нумеруется, записывается с новой строки, например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.
Основнаячастьпротоколасостоитизразделов,соответствующихпунктам
повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
§
унифицированной системы организационно-распорядительной документации
иимеютустановленнуюструктурутекста,какиположенияоструктурных
подразделениях.Ворганизации(фирме)должныбытьположенияокаждом
структурномподразделении.Ониоформляютсянаобщембланке,
подписываютсяруководителемструктурногоподразделенияиутверждаются
главой организации (фирмы).
18.Инструкции
Инструкции—акт,издаваемыйилиутверждаемыйвцеляхустановления
правил,регулирующихорганизационные,научно-технические,
технологические,финансовыеииныеспециальныестороныдеятельности
учреждений,организаций,предприятий(ихподразделенийислужб),
должностных лиц и граждан.
Инструкциииздаютсятакжедляразъясненияиопределенияпорядка
применениязаконодательныхактовираспорядительныхдокументов
(например,приказов).Постоянноиздаютсяинструкциипозаполнениюи
ведению бухгалтерских документов.
Правила, регламенты и др. также относятся к инструкциям.
Заголовокинструкциидолженчеткоочерчиватькругвопросов,объектови
лиц,накоторыхраспространяютсяеетребования.Например:«Должностная
инструкция инспектору по контролю…».
Начинаетсяинструкция,какправило,разделом«Общиеположения»,в
которомуказываютсяцелиееиздания,областираспространения,порядок
пользованияидругиесведенияобщегохарактера.Инструкцияявляется
документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текстинструкцииноситуказующийхарактер,поэтомувнейрекомендуются
четкиеформулировкисраспорядительнымисловамитипа:«должен»,
«следует»,«необходимо»,«имеетправо»,«недопускается»,
«рекомендуется»,«запрещается»ит.д.Текстинструкцииизлагаетсяот
третьеголица(например:«Руководителиилипоихпоручениюдругие
должностныелицагосударственныхорганов,предприятий,учрежденийи
организаций должны систематически анализировать,обобщать предложения,
заявленияижалобыграждан,содержащиесявнихпрактические
замечания…»).
На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника
службыделопроизводства,составляетсядолжностнаяинструкция.
Инструкцияоформляетсянаобщембланкеиподписываетсяруководителем
структурногоподразделения,котороеееразрабатывало.Инструкцияутвер—
ждаетсяспециальнымраспорядительнымактомилинепосредственно
руководителеморганизации,очемсвидетельствуетсоответствующийпо
форме гриф утверждения.
Наинструкцииможетбытьсделанаотметкаотом,чтоонаявляется
приложениемкраспорядительномудокументу.Приутверждении
устанавливаетсясрокеевведения,перечисляютсянеобходимые
организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
§
Реквизитдокумента—согласноГОСТ351141-98натерминыи
определения«обязательныйэлементоформленияофициальногодокумента».
Наименованиедокумента(вид),автор,адресат,текст,дата,подпись,
резолюцияит.д.—этореквизитыдокументов.Различныедокументы
состоятизразногонаборареквизитов.Числореквизитовопределяетсяце—
лямисоздания,назначением,требованиямиксодержаниюиформекаждого
документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут
характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность,
подлинностьиподложность,физическоесостояние,форматбумаги,способ
изготовления и т.д.
Многиедокументыимеютстрогоограниченноечислореквизитов.
Отсутствиеилинеправильноеуказаниелюбогоизнихделаетдокумент
недействительным.Длярядадокументов,выдаваемыхорганами
государственнойвластиигосударственногоуправления,составреквизитов
установленвзаконодательныхинормативныхактах.Например,дляпас—
порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.
Длябухгалтерскихдокументов,вчастности,Федеральнымзаконом«О
бухгалтерскомучете» предписано, что«первичные учетные документы
принимаютсякучету,еслионисоставленыпоформе,содержащейсяв.
альбома!!!;унифицированныхформпервичнойучетнойдокументации»,а
документы,формакоторыхнепредусмотренавэтихальбомах,должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д)измерителихозяйственнойоперациивнатуральномиденежном
выражении;
е)наименованиедолжностейлиц,ответственныхзасовершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
11. Формуляр-образец
Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр— формуляр, характерный для конкретного вида
документов,напримерприказа,акта.Онхарактеризуетсяопределенным
количествомреквизитов,расположенныхвстрогой последовательности.
Например,вформулярзаявлениявходятследующиереквизиты:адресат,
автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Формуляр-образец—этосовокупностьрасположенныхвопределенной
последовательностиреквизитов,присущих всем видамданной системы
документов. Внемперечисляютсяреквизитыдокументовиустанавливаются
границы расположения каждого реквизита.
Правиласоставленияиоформленияслужебныхдокументовизложеныв
РоссийскомстандартеР6.30-2003«Требованиякоформлениюдокументов».
Онраспространяетсянаорганизационно-распорядительныедокументы: