Пособие по беременности и родам (БиР, декретные) в 2021 году от работодателя

Что нужно предоставить работнице для получения пособия

В состав документов, которые нанимателю нужно получить от сотрудницы для назначения ФСС пособия по беременности и родам, включены:

• сведения о застрахованном лице, полученные при приеме на работу или в ходе выполнения обязанностей трудящейся;
• больничный лист в бумажном виде или его номер, если он предоставлен в электронном виде (ЭЛН);
• справка о доходах, облагаемых взносами на нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), полученных в расчетном периоде у других нанимателей (и подтверждение о том, что в других местах документы на выплату пособия не подавал);
• заявление о замене лет расчетного периода (в случаях, предусмотренных законодательством).

Согласно письму ФСС РФ от 18.03.2021 № 02-08-01/15-05-2461л, заявление на выплату ФСС пособия не нужно. Его заменяют “Сведения о застрахованном лице”.

Женщина вправе обратиться с указанными документами к работодателю в срок не позднее 6 месяцев с момента окончания отпуска по беременности и родам.

На что обратить внимание при оформлении реестра

Поскольку пособие по беременности и родам назначают исходя из поданных в ФСС сведений, необходимо особое внимание уделить правильности заполнения реестра. Его оформляют на основе имеющихся у нанимателя, а также предоставленных трудящейся данных.

Если какая-либо информация для заполнения отсутствует, в соответствующих полях ставят прочерк.

На следующие моменты при заполнении следует обратить особое внимание:

• до начала оформления обязательно заполняют листок нетрудоспособности, выданный в бумажном или электронном виде;
• если происходит замена лет расчетного периода в графах 37 и 38, помимо заменяемого года, надо вписать в скобках дату подачи сотрудницей соответствующего заявления;
• при оформлении сведений о среднем заработке нужно обязательно учитывать установленные ограничения в части максимального и минимального пособия по беременности и родам.

В 2021 году, как и ранее, пособие по БиР не облагается НДФЛ в полном объеме.

А если не писать заявления?

Последствия пренебрежения документальной стороной для женщины будут скорее финансовыми. Ведь без официального основания работодатель не сможет запустить отпускной процесс и назначение пособий. Более того, без оформления отпуска (больничного) по беременности и родам сотруднице будет продолжать выплачиваться заработная плата, а это исключает возможность начисления других выплат.

Если беременная женщина не написала заявления, а сама отсутствует на работе, по закону ее нельзя уволить за прогулы: медицински подтвержденная беременность автоматически считается уважительной причиной для отсутствия на рабочем месте.

Тем не менее, рекомендуется не испытывать судьбу, ссорясь с работодателем и создавая ему лишние проблемы, ведь соответствующее заявление написать несложно.

Алгоритм оформления

Приказ на выплату пособия по беременности и родам оформляется по выбору нанимателя с использованием:

• унифицированного шаблона № Т-6 по Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
• самостоятельно созданной формы.

Образец приказа на отпуск по беременности и родам 2020 года издает руководитель учреждения, в котором женщина трудится, и содержит:

• шапку, в которой указываются реквизиты предприятия и наименование документа;
• изложение сути, то есть информация о предоставлении периода с датами его начала и окончания в соответствии с больничным, реквизиты листка нетрудоспособности;
• перечень документов, ставших основанием для издания приказа;
• расшифровка должности подписи руководителя;
• список лиц, которым необходимо ознакомиться с официальной бумагой.

Внесение сведений в распорядительный документ формы Т-6:

При невозможности ознакомить сотрудницу с документом или отказом его подписать на нем следует сделать соответствующую отметку.

Возвращение из декрета

Досрочный выход из декрета, с одной стороны, не запрещен трудовым законодательством, с другой, не предусмотрен. Эта позиция изложена в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.05.2022 № 1755-ТЗ. Досрочный выход женщины из отпуска по беременности и родам сопряжен у работодателя с рисками получить обоснованные претензии от Фонда социального страхования.

Если по окончании декрета женщина планирует работать, она просто выходит на работу, без предоставления каких-либо документов и заявлений.

Если работница планирует оформить отпуск по уходу за ребенком по достижению им трех лет, женщине придется написать соответствующее заявление и предоставить копию свидетельства о рождении ребенка.

Все необходимые заявления

Перечислим все заявления, которые нужно будет написать сотруднице в связи с ее материнством.

1. Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам и выплату положенных пособий.
2. Заявление на отпуск по уходу за ребенком и назначение пособия.

Как внести изменения

Какие-либо изменения вносить в утвержденные кадровые документы запрещено.Если была обнаружена ошибка в подписанном Приказе, то необходимо издать новый Приказ о внесении изменений. И в новом распоряжении указать верные данные.Ошибки могут возникнуть в связи с указанием неверных данных в:

• наименовании отпуска по беременности и родам;
• количестве дней;
• периоде отсутствия;
• дате или номере Приказа;
• обнаружении незаполненных сведения и другие.

Утвержденного бланка на внесение изменений не существует. Поэтому, компания сама разрабатывает форму распоряжения с обязательными реквизитами.В новом распоряжении обязательно указывается ссылка на номер и дату Приказа, в который вносятся правки, основания изменений и перечень вносимых правок.

Как работодатель готовит сведения для пособия в фсс

Документы для назначения декретного пособия должны быть переданы в ФСС в течение 5 календарных дней с момента их получения. В зависимости от численности работников наниматель может подать их в бумажном или электронном виде.

В случае предоставления документов в бумажном виде работодателю необходимо подготовить:

• опись переданных документов;
• больничный лист;
• справку о постановке на учет в ранние сроки беременности (при необходимости);
• справку о заработке с предыдущих мест работы (в случае необходимости);
• заявление о замене лет расчетного периода (в установленных законодательством случаях);
• справку-расчет суммы пособия (требуют некоторые отделения ФСС, без включения в опись).

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

При передаче документов в электронном виде от работодателя нужно только заполнить реестр по утвержденной форме (Приложение № 1 к приказу ФСС от 24.11.2022 № 579). При этом все оригиналы документов хранят у работодателя и передавать их отделению ФСС не нужно.

Оплату пособия по беременности и родам переводят на счет сотрудников без карты либо только с использованием пластиковой карты «МИР».

Как составить приказ о предоставлении отпуска по беременности

Приказ на отпуск по БиР можно составить:

Официальных требований к приказу, составляемому в свободной форме, закон не предъявляет, но в него нужно включить обязательные реквизиты первичных документов. О них мы скажем ниже.

Унифицированная форма приказа о предоставлении отпуска работнику (Т-6) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Этот бланк общий и применяется при предоставлении сотруднику любого вида отпуска: ежегодного, дополнительного, по беременности и родам и т.д.

Как составить приказ о предоставлении отпуска по беременности в 2022 году?

При формировании текста распоряжения на отпуск по БиР удобнее использовать стандартный бланк Т-6, который заполняется для опубликования распоряжений на все виды отпусков, в т. ч. и по БиР.

Когда делать приказ

Распоряжение формируются в день, когда женщина подала заявление вместе с подтверждающими документами. Подготовленный Приказ подписывается у руководителя компании и предоставляется на подпись сотруднице.

Когда и на какой срок беременные сотрудницы уходят в отпуск?

На основании статьи 255 ТК РФ работающая женщина обладает правом на отпуск по БиР в 30 (по общему правилу) или в 28 недель, при многоплодной беременности.

Длительность отпуска равняется 70 календарных суток до родов (если беременность многоплодная — 84 суток) и 70 календарных суток после родов (если роды сложные — 86 суток).

Выдача бюллетеня, в результате чего женщина получает право на отпуск по БиР, регламентируется распоряжением Минздрава РФ № 624н от 29.06.2022 года. Данным распоряжением определены сроки выдачи бюллетеней по БиР. Длительность отпуска по БиР устанавливается в календарных сутках и зависит от определенных условий:

• 140 суток — согласно общих правил, если беременность одноплодная.
• 156 суток — при сложных родах, если беременность одноплодная. В этой ситуации добавляется 16 суток после появления младенца. Такая же длительность отпуска при рождении младенца с 22-й по 30-ю неделю вынашивания младенца.
• 194 суток — если беременность многоплодная, в т. ч. 84 дня до родов, если беременность определена до родов, или 54 дня после родов, если многоплодность выявлена при родах.
• 160 суток — если роженица проживает в зонах действия Чернобыльской АЭС, выбросов на реке Теча, Челябинской области, а также в зоне производственного объединения «Маяк», в т. ч. 90 дней до родов.

Кому подавать заявление на декретный отпуск

Обычно такое заявление, как и все другие, подается руководителю, в отдел кадров или бухгалтерию. Если организация слишком велика, а также если сотрудница по каким-либо причинам не доверяет руководству, лучше подстраховаться: написать заявление в двух экземплярах.

Можно ли совместить ежегодный и декретный отпуска в 2022 году?

Правительство РФ постоянно занимается заботой о здоровье молодых матерей и их детей, предоставляя работницам отпуск по БиР, а также по уходу за младенцем с полным материальным компенсированием во время ее нетрудоспособности.

Согласно ст. 260 ТК РФ работница имеет полное право получить ежегодный платный отдых перед отпуском по БиР. Также, она обладает правом на такой получение такого отдыха после завершения отпуска по уходу за младенцем независимо от трудового стажа на данном предприятии.

При совмещении ежегодного отпуска и отпуска по содержанию младенца, работница обязана будет направить руководителю 2 прошения: на отпуск по уходу за ребенком и на ежегодный оплачиваемый отпуск, которые сопровождаются соответствующими выплатами.

При этом, замена ежегодного отпуска на финансовое компенсирование законодательством не предусмотрено. Даже при соглашении обеих сторон такое компенсирование будет неправомерным.

Можно ли совместить ежегодный и декретный отпуска?

Положения законодательства указывают, что совмещать несколько отпусков нельзя, но полноправно получить оба женщина может. На практике это достигается следующими способами:

1. Ежегодный оплачиваемый отпуск берется накануне отпуска по беременности, то есть девушка сначала отдыхает положенные месяц-полтора, затем выходит из официального отпуска и уходит в связи с беременностью.
2. После того, как выносится приказ о выходе в декретный отпуск, девушка перестает выходить на работу. С момента окончания «беременного» отдыха, начинается заслуженный отпуск, который полагается каждому сотруднику.
3. Отказаться от отпуска и получить компенсацию.

Нормативная база

Приказ является обязательным распорядительным документом, служащим основанием для ухода работницы в отпуск по БиР и выплате ей пособия. В отличие от отпускных по ежегодному отдыху, которые обязаны выплачиваться за 3 дня до его начала, при уходе в отпуск по БиР нет такого обязательства. Начисление пособия может быть осуществлено позже.

Отпуск по БиР предоставляемый работающей женщине регламентируется следующими законодательными нормами РФ:

1. Приказом Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2022 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, …»
2. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 624н от 29.06.2022 года «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности».
3. Решением ВС РФ № АКПИ12-1204 от 14.11.2022 года «Об отказе в удовлетворении заявления … утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ № 624н от 29.06.2022 г.»
4. Письмом Роструда № 1755-ТЗ от 24.05.2022 года.

Для получения отпуска по БиР, согласно законодательству РФ, работница обязана предоставить следующие документы:

• Написать заявление на имя директора предприятия.
• К заявлению она должна приложить больничный лист, выданный женской консультацией, обладающей соответствующей лицензией, где должна быть прописана дата начала и завершения декрета.
• Справку из поликлиники, свидетельствующую, что она своевременно зарегистрировалась в медучреждении и претендует на одноразовый платеж.
• Справку по форме 182-н о среднем доходе за 2 предшествующих года для определения суммы выплат (если работница трудится на предприятии более 2-х лет, такая справка не требуется).

На основании поданных документов директор предприятия издает приказ на отпуск по БиР, в котором работница обязана расписаться, свидетельствуя своей подписью ознакомление с распоряжением.

Примечание. При одновременном предоставлении всех документов, директор может объединить оба приказа — на отпуск по БиР, а также на выплату одноразового платежа и выплату по БиР.

Нюансы содержания и оформления

Несмотря на то, что документ этот очень простой, лучше соблюдать установленные в компании требования и не забыть о некоторых важных моментах, связанных с особенностями заявительных требований.

1. Не пишите в тексте заявления «декрет» или «декретный отпуск»: несмотря на то, что это определение прижилось, оно является просторечным и в законодательстве не упоминается. Употребляйте правильное название вида отпуска: «по беременности и родам», «по уходу за ребенком».
2. Сроки отпуска должны соответствовать указанным в прилагаемом больничном листке, также в тексте заявления нужно написать его реквизиты (серию и номер).
3. Рекомендуется в заявление на отпуск сразу добавить просьбу о назначении полагающихся по закону выплат. Если этого не сделать, пособия придется оформлять отдельным заявлением с дополнительным пакетом необходимых документов.
4. Документ может быть написан от руки, распечатан на компьютере или заполнен готовый бланк, важно, чтобы подпись заявительницы была собственноручной.

Образец приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам 2022 года

Общая процедура выплаты пособия по беременности и родам с 2021 года

Перечень действий, которые нужно совершить, чтобы сотрудница получила пособие для беременных, идентичен применяемым ранее в рамках пилотного проекта ФСС “Прямые выплаты” и теперь действует по всей стране.

Все женщины, социально застрахованные в связи с материнством, имеют право на получение соответствующего пособия.

Для этого они должны предоставить работодателю необходимый перечень документов. Получив их, работодатель формирует опись (при численности до 25 работников) или реестр в электронном виде (при численности более 25 человек) и передает их ФСС РФ в течение 5 календарных дней.

ВАЖНО!

Никакого приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам работодатель может не издавать.

Срок, когда выплачивают пособие по беременности, совпадает с периодом, в течение которого принимают решение о его назначении. Он составляет 10 календарных дней с момента получения от нанимателя документов (сведений).

Подтверждающие документы

Бухгалтерия издает распоряжение на основание предоставленных женщиной документов:

• заявление о предоставлении отпуска по БиР;
• больничный лист, выданный в женской консультации.

Документы должны быть представлены не позднее 6 месяцев со дня рождения малыша.

Порядок оформления отпуска по беременности

Оформление декрета складывается из последовательных несложных шагов, каждый из которых обязателен к исполнению:

1. На 30 неделе беременности сотрудники женской консультации выдают будущей маме лист временной нетрудоспособности. Это актуально в том случае, если беременность протекает без отклонений, в случае, если есть проблемы, лист может выдаваться ранее.
2. Полученный лист нетрудоспособности сотрудница направляет в отдел кадров работодателя. Если рабочих мест несколько, то в больнице могут выдать 2 и более экземпляров больничного листа.
3. Также сотрудница пишет на имя руководителя организации, в которой она работает, заявление. Нет строгой формы, оно может писаться от руки свободно, сотрудники отдела кадров подскажут.
4. После того как документы поданы, специалисты-кадровики совместно с руководителем предприятия составляют приказ о выходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам. С момента вынесения начисляются и выплачиваются пособия, компенсации, связанные с выходом в декрет.

Общий порядок оформления декрета не требует от работницы серьезных усилий, большую часть работы проводит администрация работодателя. Главная задача сотрудницы – регулярно ходить в женскую консультацию, встать на учет и обследоваться по необходимости.

Правила досрочного выхода из отпуска по уходу за ребенком могут изменить

Министерство труда разработало поправки в ТК РФ, которые обяжут лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, информировать о намерении досрочно выйти на работу не менее чем за 5 рабочих дней. Одновременно у работодателей появится обязанность предупреждать работника, который заменяет временно отсутствующего основного сотрудника, о том, что срочный трудовой договор с ним будет расторгнут. Срок уведомления — не позже чем за 3 рабочих дня до увольнения.

Изменения планируется внести в ст. 79 ТК РФ и ст. 256 ТК РФ. Если поправки одобрят, у работодателя будет возможность своевременно подготовить кадровую документацию и решить вопрос с работником, замещающим временно отсутствующего основного сотрудника. И больше не возникнет сложностей с заменой сотрудников, а главное — все стороны будут довольны, считают разработчики.

Приказ о предоставлении работнице отпуска по беременности и родам и назначении пособий (пример) — образец 2022

    г. Москва                                                2 июля 2009 г.

                                          Сухов

    Генеральный директор                  -----                  Н.А. Сухов

    С приказом ознакомлена              Звонарева

    Менеджер отдела продаж              ---------              О.И. Звонарева

    02.07.2009                                       Печать

                                                   ООО "Лето"

Приказ о продлении отпуска

Больничный лист по БиР в исключительных случаях может быть продлен. В виду произошедших осложнений после родов или операционного вмешательства, отпуск продлевается на 16 календарных дней.

На дополнительные дни отпуска также надо сформировать Приказ.

Основанием будет являться второй больничный лист, который выписывает медицинское учреждение. Сотрудница предоставляет его в бухгалтерию и пишет заявление о продлении отпуска по БиР. Заявление пишется в произвольной форме с указанием причины и периода продления.

Работодатель издает распоряжение на продление отпуска по БиР на основании второго больничного листа. Заполняется Приказ аналогично первому.

На основании Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ бухгалтерия производит  расчет дополнительного декретного отпуска и выплачивает в ближайшую установленную дату для выплаты. Расчет производится исходя из среднего заработка, который применялся для расчета основного больничного листа.

Приказ работодателя о предоставлении отпуска по беременности и родам

Процедура восстановления утерянных приказов

Ответственность за организацию хранения всех документов в организации несет руководитель или уполномоченное им лицо. В случае утраты или уничтожения документов работодателю необходимо выяснить причины, по которым произошла утрата, и устранить их:

• зафиксировать факт отсутствия документа;
• создать комиссию для выяснения причин случившегося;
• по результатам работы комиссии принять меры по недопущению подобного в дальнейшем;
• при необходимости принять меры дисциплинарного воздействия к виновным лицам;
• по возможности восстановить утраченные документы с помощью имеющихся журналов учета документов, а также путем направления соответствующих запросов в архив, Пенсионный фонд, налоговую службу и т. д.

В любом случае, при обнаружении пропажи следует предпринять самые энергичные действия во избежание недоразумений как с работниками, так и с контролирующими органами.

Распространенные ошибки при составлении приказа

Нередко при формировании приказа на отпуск по БиР допускаются неточности и ошибки. К наиболее распространенным ошибкам можно отнести:

1. Отсутствие записей в разделе «В». Данный раздел требуется непременно заполнить, так как в нем отображаются суммарные значения двух разделов бланка «А» и «Б».
2. Неправильное обозначение вида отпуска. В законодательных нормах РФ отсутствует термин «декретный», поэтому формулировка вида отпуска должна отображаться так, как регламентировано ТК РФ — «по беременности и родам».
3. Ошибки, обозначающие длительность отпуска по БиР. Согласно законодательству РФ, длительность такого отпуска может быть 140 или 194 дней. Чтобы не допускать таких ошибок, требуется внимательно просматривать данные бюллетеня.
4. Нет подписи работницы в приказе, об ознакомлении с документом. Кадровик непременно обязан пригласить отпускницу и ознакомить ее с распоряжением под роспись.

Законодательством РФ допускается, чтобы работница по своей инициативе продолжала некоторое время трудится при наличии больничного листка, то есть, по соглашению сторон допускается предоставлять отпуск по БиР, позднее даты, прописанной в бюллетене. Однако, время отпуска при этом — не сдвигается, то есть, если женщина отправляется в отпуск по БиР позже, то она теряет часть своего отпуска безвозвратно.

Срок хранения

Требования  по хранению документов установлены Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон регламентирует порядок учета, хранения, комплектования документов и доступ к ним.

Документы, которые относятся к личному составу должны хранится 75 лет и передаваться в архивные службы. Для бухгалтерских и кадровых документов установлен срок в 5 лет.

Перечень конкретных документов со сроком хранения указываются в Приказе Минкультуры России от 25.08.2022 №558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

Приказы на краткосрочные отпуска – ежегодный, дополнительный, учебный не входят в состав личных дел и хранятся 5 лет.Приказ на отпуск по уходу за ребенком должен храниться 75 лет, так как относится к личному делу. Распоряжение об отпуске по БиР нигде не поименовано.

Поэтому, Приказ на отпуск по БиР безопасней хранить 75 лет.

Стандарт заявления

Форма заявительных актов не регламентирована нормативными документами. Просьба о предоставлении декретного отпуска – это такое же заявление, как и любое другое, поэтому оно пишется по той схеме, которая принята в организации, где работает женщина.

Структура заявления стандартна:

• правый верхний угол листа (так называемая «шапка») – указание адресата заявления: должность, ФИО руководителя в дательном падеже и название организации;
• продолжение «шапки» – данные об авторе: должность и ФИО заявительницы;
• заголовок документа, в данном случае, «заявление», не заключается в кавычки, располагается посередине;
• основной текст: может быть произвольным, главное, чтобы он содержал ключевые позиции – требование об отпуске, его сроки, просьба о назначении пособий;
• приложения: нужно перечислить документы, которые сотрудница предоставляем вместе с заявлением (это больничный лист и, при наличии, справка из женской консультации о постановке на учет до срока в 12 недель);
• дата подачи – ставится в правом нижнем углу;
• подпись заявительницы должна быть собственноручной.

Форма приказа

Форма приказа на отпуск по БиР не отличается от формы распоряжения, о ежегодном платном отдыхе. Для составления такого приказа можно воспользоваться утвержденной стандартной формой Т-6, утвержденной Госкомстатом РФ № 1 от 05.01.2004 года.

Отличием формы, служащей для формирования распорядительного документа на отпуск по БиР от формы распоряжения на ежегодный отпуск, является причина его создания, а также тем, что требуется заполнить раздел «Б», а не «А» и записать правильное число суток отпуска.

В то же время, с 2022 года предприятиям дано право разрабатывать собственные шаблоны приказов. Таким образом, в 2022 году руководитель может составить распорядительный документ на отпуск по БиР в произвольном стиле. Однако в этом варианте, он обязан отобразить в приказе такие же пункты, которые предусмотрены в стандартном бланке Т-6.

На практике кадровики, в большинстве своем, все-таки, пользуются стандартной формой Т-6, так как при заполнении бланка по своему образцу, больше вероятности допустить ошибку.

Подводим итоги

• Приказ является основанием предоставления отпуска по БиР. Его составление обязательно.
• Подготовить приказ можно в свободной форме или на типовом бланке Т-6.
• Основанием составления приказа является заявление сотрудницы и листок нетрудоспособности.
• Срок хранения приказа на отпуск по БиР, составленного после 2003 года — 50 лет.